Verouderde zoeksystemen, versnipperde opslag van gegevens en afwezige ambtenaren: gebrekkige ‘informatiehuishouding’ staat openheid binnen de overheid in de weg. „Het principe van openbaarheid van bestuur leeft niet.”
‘Er dreigt helaas enige extra vertraging te ontstaan’, mailt een ambtenaar van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat. Het is niet de eerste vertraging op het ministerie, en zeker ook niet de laatste. Al sinds vorig jaar zomer wordt er gezocht naar documenten over de digitale euro, maar ambtenaren die misschien belangrijke informatie hebben zijn met verlof of kampen met ziekte. Dat heeft consequenties. Want daardoor duurt het langer voordat de gevraagde documenten openbaar worden. En misschien komen cruciale documenten zelfs helemaal niet boven tafel.
Bijna 8 maanden nadat het ministerie een verzoek kreeg om de informatie openbaar te maken, is er daardoor nog steeds geen openheid van zaken. Dat kan niet, want de Wet open overheid (Woo) verplicht overheidsinstellingen om gevraagde documenten binnen 4 weken openbaar te maken. Soms is die termijn te kort om een besluit te kunnen nemen. Dan kunnen ministeries, gemeenten en andere overheidsinstanties er nog 2 –en soms 4– weken bij optellen.
De praktijk leert dat zij die extra tijd er zonder uitzondering bij nemen. En ook dat geen enkel ministerie 6 weken nadat het verzoek in behandeling werd genomen wél een besluit neemt. Soms zijn zieke collega’s de oorzaak, andere keren zijn ambtenaren afhankelijk van afdelingen die het te druk hebben met andere zaken. Ze hebben daarnaast nog hun ‘gewone’ activiteiten, zoals het maken van beleid. Het opzoeken van informatie heeft daardoor doorgaans minder prioriteit, ook als dat een wettelijke verplichting is.
ICT-systemen zijn een belangrijke zwakke schakel. Sommige ministeries werken met verouderde archiefsystemen. Bovendien heeft bijna elk ministerie zijn eigen procedures en software –met ‘interne zoekmachines’, ‘handmatige zoekslagen’ en ‘aangepaste overheidssoftware’.
Maar door al die problemen blijft een belangrijk knelpunt buiten beeld. Ministeries hebben hun ‘informatiehuishouding’ namelijk niet voor elkaar. Daardoor weten ambtenaren niet waar ze de gevraagde informatie moeten zoeken. En weten ze het wel, dan kunnen ze er lang niet altijd bij.
Uit een inventarisatie door het Reformatorisch Dagblad blijkt dat ICT-systemen een belangrijke zwakke schakel zijn. Sommige ministeries werken met verouderde archiefsystemen. Bovendien heeft bijna elk ministerie zijn eigen procedures en software –met ‘interne zoekmachines’, ‘handmatige zoekslagen’ en ‘aangepaste overheidssoftware’.
De zo gewenste transparantie wordt daardoor een ingewikkeld en tijdrovend proces, dat ondanks –of misschien juist door– al die menselijke inspanningen heel foutgevoelig blijft.
Dit artikel verscheen in het Reformatorisch Dagblad van 1 april 2023. Lees het hele artikel hier.
